仕事ができる人がつくるメールの書き方送り方についてお客様に取材してきた

 

今回は私の取引先であるA社の従業員にメールの送り方について取材してきたので紹介いたします。

今日のテーマは仕事ができる人のメール術どういうこと意識したらいいのかを取材しました。

 

どういった文章を出るとか、どういったことを意識して書いてるとかヒントがいっぱい出てくると思うので、メール業務をしているすべてのビジネスマン必見です。

ぜひご覧になってください。

 

一人目

一人目はAさんで、社長秘書をしております。

 

普段使っているメールを見せてほしんですけど、テーマとしては仕事ができる人は どんなメールを送ってるのか教えてください。

 

１つは端的に回答すること、もう１つは言葉足らずにならないように詳細説明することを意識しています。

あとは会議などの打ち合わせの時に日程候補は最低４つ提示するようにしています。

 

1個は直近の日程とその翌週ぐらいの日程。

もうちょっと期間を空けて2週間ぐらい開けた、ちょっと先の日程とかまで4日ってぐらいの提示する ようにしてます。

 

それはなんかどんな場合でもですか？

向こうの 急ぎの温度感とかに合わせて調整はするけど、

余裕がある場合は打ち合わせする内容次第で日程に幅を持たせるようにしています。

 

次の質問です。

逆に今度メールをもらった立場としてこの人仕事できるとと思ってるのはどんな人ですか？

 

答えはレスが早いのと、

詳細が書かれてるところです。

 

わかりにくいメール

逆にこの人のメール分かりづらいとかいうのは、

詳細説明がなかったり言葉足らずなメール 書いてる人だったり、

当たり前だと読み手の当たり前って違うことを知らない人です。

当たり前と思ってその説明を省略してることで、その呼んでる人が1回読んだだけで理解できたかったりとか読み返さないといけなかったりするので注意が必要です。

それで相手の時間を奪ってしまうのって、もったいないなと思うからそういうところがあります。

 

他にはめっちゃ長い人しかもメリハリがなくてメールの文章が長い人が読みにくいなんて思うことがあります。

 

だいたいそういう人が 丁寧な人が多いんですよ。

こういうところも配慮しないといけないとか、

気をつけてもらいたいとか伝えたいことがめちゃめちゃある人って文章長くなりがちですし、僕も結構そっちのタイプなんでめっちゃ気持ちわかるんですけど、

やめたほうがいいですね。

 

 

二人目

次はプロジェクトマネージャーをしているBさんです。

 

事例を紹介

はい 今日は仕事ができる人のメール術について聞いてます。

メールを作成する上 で意識してることってありますか？

TOとCCとBCCを使い分けてます。

 

TOとCCとBCCを使い分けることで当然 それぞれに役割があるんで。

• TO：メインの送り先
• BCC：指定先を隠したい場合
• C C：念の為に確認して欲しい人

 

 

反応してほしい人をTOに入れて、進捗上を見落としてほしい人はCCにして、

その人の名前とか宛先が来ると社長とか役員とかがいるとあれかなって思った時にBCC入れたりみたいな感じで使い分けてやります。

そうやると結構円滑に進むってのが

 

 

こと2つ目が 件名と本文を強調させる部分を一致させる というのがあって めっちゃ忙しい人って何の件名か見た後に 文章こんだけあるうちのピンポイントで見 たいと思うことが多いんで、

例えば日程の件 って書いてあったら日経だけちょっと太字 にしてやったりとか、

 

ズームの案内で書いてあったらズーム言わ れるだけすぐ見れるようにしたりとか正直 頭の挨拶とほぼ見てないと思ってるので、

すぐ目を移せるように整理して るっていうのがあります。

 

3つ目が改行を使うことです。

 

文章がずっとこう長いまんま ナチュラルに改行されるやつすっごい見 にくいんで文節で分けて改行したりとか
その分量に合わせて開業したりというのを 使い分けてとにかく見やすさは注力し ながら作ってます。

 

 

装飾をつけるみたいなこと結構意識してて、

 

例えば上下挟んで一発で目がここに飛ぶように誘導することができるんで、お客様に対してストレスないかなと思って意識して作ってたりします。

 

 

 

 

ただ 読み手に立ち返った時にはその補足をつけ られたとしても1回1回覚えてられないん で別の方法で補足してもらった方がいいと 思うんで 短くしてもらって要点だけ伝えてもらう メールの方が読みやすいかなと思います 。

 

３人目

次は社長のCさんです。

メールを作成する上で意識していることありますか？

 

短く伝える要件が含まれてて一番短い状態 が一番わかりやすいメールだと思って,

 

あと もう一方日程調整の場合だと必ずそのお客さんの方に見ていつがいい ですかとかっていうのは絶対に投げない。

 

お客さんがスケジュール見てどの日が空いてるからって考えて候補日出して投げてもらう作業をお願いすることになるから絶対にそういうことはしない。

じゃあお会いしましょうということがもう決まったんだったら、

候補日をこっちからいついつの何時間から何時間何時っていう風に聞くとお客さんはそのスケジュールが空いてるから空いてないかだけで判断ができるのは必須にしてます。

 

 

最大3にするように る自分のスケジュールの自由度がどんどんどんどん効かなくなるのでこの日 かこの日かこの日っていう風に決めてしまってそこだけ借りをさえして投げるで その時に午後いっぱい空いてますね13時から17 時の間でこれも大丈夫ですとかっていう 言い方もしないそれちゃうとほぼ借り予定で全部になるんで

 

 

例えば17日の13時か 18日の10時どちらがいいですかとか

そういう風にして聞くようにしてました。

 

さらに内容一文ちょっと付け足すとかでも出てくるかもしれないし、そんな同じぐらいの ボリュームなのにその人の人間味が入ってくる感じがある、魅力的な人だなとは仕事ができる人だなって思います。

 

メールする上で大事なこと